Een klantenevenement organiseren in tien kernpunten
Het organiseren van een klantenevenement is nooit gemakkelijk. De moeilijkheid begint al bij de keuze van het thema dat de klanten zal aanmoedigen (of niet) om de stakeholders van uw bedrijf te ontmoeten. Assistenten, bereid jullie teasers voor!
1
VIND EEN GOEDE REDEN OM UW KLANTEN UIT TE NODIGEN
Klanten zijn misschien wel bereid om het verkoop- of technisch personeel van uw bedrijf te ontvangen, maar ze komen zelden naar u toe. Om hen aan te trekken, moet uw evenement een combinatie zijn van economische opportuniteit, een aangename omgeving en toegevoegde informatieve waarde. Getuigenissen van experts, het voorstellen van een technische innovatie of de formule «het woord is aan»: u bepaalt zelf het verloop van een «geïnspireerd» klantenevenement!2
Kies anders een zaal in een prestigieus hotel dat gemakkelijk bereikbaar is of een locatie met terras of park, ideaal in de zomer.
KIES DE JUISTE LOCATIE VOOR UW EVENEMENT
Bent u verhuisd naar een nieuw bedrijfspand of hebt u veranderingen aangebracht in uw hoofdkantoor (uitbreidingen, verplaatsing van het verkooppunt, enz.)? Nodig uw klanten uit in uw bedrijfspand om hen deze veranderingen te tonen.Kies anders een zaal in een prestigieus hotel dat gemakkelijk bereikbaar is of een locatie met terras of park, ideaal in de zomer.
3
KIES HET PUBLIEK PER THEMA
Kies een algemeen thema dat iedereen zal interesseren, of richt u daarentegen op een specifiek onderwerp dat uw beste klanten zal aanspreken.4
KIES EEN GESCHIKTE DATUM
Vergeet schoolvakanties en feestdagen. Vermijd woensdagmiddagen, die gereserveerd zijn voor kinderen, en maandagen waarop projecten in bedrijven worden opgestart.5
EN WAAROM GEEN ONTBIJT VOOR KLANTEN?
Een ontbijtvergadering gaat vooraf aan de drukte van de dag en verhoogt de beschikbaarheid van uw gasten. Ze komen op tijd en hebben niet onmiddellijk afspraken. Bovendien is, wat het budget betreft, een ontbijt met koffie en croissants minder duur dan een cocktailparty ...6
VAL OP!
Gaat u beroep doen op een presentator om het tempo en de sfeer te bepalen? Heeft u een verrassing of merkartikelen in petto? Dit zijn vragen om met uw manager te bespreken.7
BEREID UW TOOLS VOOR
Gebruik kantoortechnologie voor het maken van de bewegwijzering, posters, badges en het programma.8
KIES DE JUISTE TIMING VOOR HET VERZENDEN VAN UITNODIGINGEN
Stuur de uitnodigingen drie weken op voorhand en vraag om bevestiging van aanwezigheid. Herhaal de uitnodiging een week van tevoren om het aantal aanwezigen beter te kunnen inschatten.9
PLAN EEN AANGEPASTE COMMERCIËLE STRATEGIE
Maak op de grote dag tijd vrij voor een briefing van het verkoopteam. Zij moeten een duidelijke sales strategie voor ogen hebben voor het benaderen van de deelnemers in deze informele setting.10