Beter leven in open kantoorruimtes

Rinkelende telefoons, gesprekken met collega's... Communicatie in open ruimten verloopt niet altijd even vlot. Toch kunnen een paar regels en voorschriften het dagelijks leven vergemakkelijken.

In de jaren negentig werden er in veel bedrijven open kantoorruimtes ingericht. Enerzijds om de kosten te drukken, maar ook, en dat was destijds het belangrijkste argument, om de communicatie tussen teams te vergemakkelijken. Sommige werknemers klagen echter over het lawaai en het gebrek aan privacy. Hier volgen enkele tips om deze problemen te verhelpen:

MAAK AFSPRAKEN OVER TELEFONEREN

Makkelijker gezegd dan gedaan! Maar leven in een gemeenschap vergt de nodige inspanning. U moet proberen aan de telefoon anders te spreken dan in een persoonlijk gesprek: spreek op zachte toon om uw collega's zo min mogelijk te storen.
Probeer ook uw beltoon zo zacht mogelijk te zetten en zet uw gsm op trillen. Aarzel niet om dit aan uw collega's te vragen.

INSTALLEER SCHEIDINGSWANDEN

Als er echt veel lawaai is in uw open kantoorruimte (en vooral uw collega die tegenover u zit), laat dan scheidingswanden installeren. Ze verminderen enigszins de communicatie en de gezelligheid van uw werkruimte, maar ze ontlasten u van lawaai en geven u meer privacy.

GEBRUIK VERGADERZALEN

Een specifiek telefoontje plegen? Een kleinschalige vergadering met 3 of 4 personen? Het is niet nodig om deze gesprekken met de hele wereld te delen: gebruik de vergaderzalen! Maar om ervoor te zorgen dat de zalen met respect voor iedereen worden gebruikt, is het beter om strikte regels voor het reserveren vast te leggen.

VERWIJDER LAWAAIERIGE MACHINES UIT DE OPEN RUIMTE

Als de indeling van de ruimte het toelaat, verdient het de voorkeur om kopieerapparaten en printers buiten de open ruimte, bijvoorbeeld in de gang, ter beschikking van de werknemers te stellen. Dit zal het lawaai beperken en het risico op afleiding verminderen.

CREËER UW EIGEN RUIMTE

Om u te midden van al die mensen te oriënteren, richt u uw eigen werkplek in! Hang of plaats groene planten, posters, gadgets ...U zult zich meer op uw gemak voelen. En aarzel niet om extra verlichting aan te brengen, zodat u het niet moet stellen met de gewone verlichting, die een beetje fel kan zijn.

Kleine tip

Als u de mogelijkheid hebt, verschuift u uw werktijden naar vroeger in de ochtend of later in de avond. Zo kunt u zich beter concentreren op delicate taken in een rustige omgeving.