Alles, van presentaties tot complexere professionele projecten, kan worden opgeborgen in aanpasbare ordners. Zoals de naam al zegt, kun je een gepersonaliseerde omslag of verdelers toevoegen om de inhoud beter te organiseren.
Alles wat je moet weten over mappen: maten, formaten en gebruik
2 of 4 ringmappen, flexibel, stijf, A4, A5... We komen ze tegen op school en ze volgen ons in ons professionele leven. Maar als het tijd is om een keuze te maken, sta je soms versteld van de enorme diversiteit aan modellen. Dus laten we het eens tot op de bodem uitzoeken.
Uitleg over bestandsgroottes en -formaten
Hefboommappen, 2-rings ordners, 4-rings ordners... Om de juiste keuze te maken, moet je rekening houden met twee criteria: de gewenste belasting en het formaat van de ordner en de verwerking van de bladen.
Verschillen tussen A4, A3 en A5
Kleine ordner of grote ordner? Het hangt allemaal af van de documenten die je erin wilt bewaren. Natuurlijk vind je gemakkelijk A4 ordners om al je A4 documenten in op te bergen, maar dat is niet het enige formaat dat beschikbaar is.
Sommige merken, zoals Esselte, Elba, Exacompta en Leitz, bieden ook A3 Italiaanse stijl, A5 Italiaanse stijl (horizontaal) en A5 Franse stijl (verticaal) ordners: ideaal voor al je wensen en eisen!
Hier zijn de belangrijkste formaten en hun toepassingen:
- A4-map: dit is het meest voorkomende formaat voor de klassieke vellen van 21 x 29,7 cm. Het wordt veel gebruikt in bedrijven voor alles van facturen en contracten tot zakelijke dossiers. Exacompta A4 ordners zijn bijzonder populair dankzij hun duurzaamheid en uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.
- A3-map: voor architecten, tekenaars, grafisch ontwerpers, design professionals en alle creatieve types is de A3 ordner de standaard. Met zijn grote afmetingen (42 cm x 29,7 cm) is hij ideaal voor het opbergen van plannen, schetsen, posters, portfolio's en al je A3-documenten zonder het risico te lopen ze te vouwen of te beschadigen. Zo praktisch!
- A5-map: de kleinste ordner voor het kleinste papierformaat. Dit formaat is ideaal om bijvoorbeeld notities of mappen in te bewaren. Het grote voordeel is dat hij licht en compact is, dus hij is gemakkelijk mee te nemen en past gemakkelijk in een tas als je op zakenreis gaat.
Capaciteit en dikte: wat je moet weten
Het draagvermogen van een hefboommap wordt bepaald door de breedte van de rug. Een standaard ordner heeft meestal een rug van 8 cm, terwijl een ringmap vaak 4 cm...
Maar maak je geen zorgen! Als je op zoek bent naar een bepaalde breedte van een ordner, zul je merken dat er genoeg zijn voor elke behoefte, of je nu een professional bent of een student. Let er wel op dat ordners met een kleine rug ronde ringen hebben, terwijl brede ordners hefboommappen zijn.
Uitneembare ordners : deze flexibele ordners met "vaste ringen" houden het midden tussen een traditionele ordner en een documenthouder en maken het gemakkelijker om de plastic vakken te manipuleren en in één beweging te herschikken. Als je ernaar op zoek bent, vind je ze meestal onder de naam "uitneembare pocket documenthouder" of "uitneembare pocket documentbeschermer".
Hefboommappen: ook wel bekend als D-ringmappen, deze zeer stevige mappen kunnen een zwaardere lading vellen aan dan ringmappen. De meeste hefboomboogmappen hebben 2 D-ringen, maar er zijn ook dubbelhefboomboogmappen die twee keer zoveel vellen kunnen bevatten als een enkelhefboomboogmap.
Ideaal voor omvangrijke archieven, hefboommappen maken het gemakkelijk om grote aantallen documenten toe te voegen en te verwijderen. Sommige modellen kunnen er zelfs 500 bevatten! Kies voor een polypropyleen ordner als je kogelvrije duurzaamheid wilt, of kies voor kartonnen ordners voor een milieuvriendelijkere optie.
Ringmappen (2 of 4): dankzij hun eenvoudige mechanisme hebben ringmappen een lagere draagcapaciteit dan ordners, maar ze compenseren dit met hun lichte gewicht en gebruiksgemak. Deze modellen houden vellen stevig vast en worden vaak gebruikt voor presentaties of projecten. Ze zijn geschikt voor mobiel of persoonlijk gebruik. De prijzen variëren afhankelijk van de kwaliteit en het materiaal, waarbij kartonnen basismodellen bijvoorbeeld betaalbaarder zijn dan polypropyleen modellen.
Zo kies je de juiste ringband voor jouw behoeften
Niet alle mappen zijn geschikt voor dezelfde behoeften. Bij je keuze moet je rekening houden met het soort documenten dat je wilt archiveren, de gebruiksfrequentie en het materiaal.
Kiezen op documenttype
Elk type document vereist een specifieke map. Voor facturen, contracten, loonbrieven en ander administratief papierwerk: de hefboomboog met zijn grote opslagcapaciteit.
Visuele en creatieve documenten worden het best opgeborgen in een A3 ordner.
Denk aan dagelijks en incidenteel gebruik
De gebruiksfrequentie is een belangrijke factor bij het kiezen van een ordner.
- Voor dagelijks gebruik kies je een flexibele ordner. Flexibele ordners bestaan uit twee of vier ronde ringen en zijn meer geschikt voor mobiel gebruik dan voor archivering. Ze zijn bijvoorbeeld makkelijk mee te nemen naar vergaderingen!
- Voor incidenteel gebruik kies je een harde map. Deze ordners zijn gemaakt van karton of plastic en zijn perfect voor het archiveren of beschermen van je verschillende documenten.
Tips om te organiseren met ordners
Gefeliciteerd met de keuze van je map! Maar je moet hem wel op de juiste manier gebruiken om efficiënter te werken. Hier zijn een paar eenvoudige tips om meteen aan de slag te gaan.
Gebruik verdelers en labels op de juiste manier
Ze doen ons denken aan onze schooltijd - en ze zijn onmisbaar: tabbladen! Deze slimme verdelers helpen je om je documenten zo goed mogelijk te organiseren, per onderwerp of per chronologie. Ze zijn een uitstekend hulpmiddel om het juiste document terug te vinden in een goed gevulde ordner.
Vergeet niet om labels toe te voegen aan de rand van je ordner zodat je ze gemakkelijk kunt herkennen op een plank, en om je documenten in doorzichtige vakken te stoppen zodat je ze na verloop van tijd beter kunt terugvinden.
Hoe optimaliseer je opslag en ruimte met je mappen?
Optimaal organiseren betekent goede praktijken toepassen. Op het menu:
- Zeg nee tegen opeenstapeling door uw documenten regelmatig te archiveren.
- Geef je organisatie kleur: bijvoorbeeld een rode ordner voor administratieve documenten, een zwarte voor facturen en een blauwe voor creatieve projecten. Maar kies gerust voor meer levendige kleuren!
- Denk groot: kies voor maxi-mappen om zoveel mogelijk documenten te groeperen.