Archiveren en opruimen: 5 tips voor een topkantoor!

Als je onder de best mogelijke omstandigheden wilt werken, is een schoon en opgeruimd kantoor een must! Het enige wat je hoeft te doen is de tijd nemen om je bureau op te ruimen en alles op zijn plaats te zetten. Ja, dat is makkelijk gezegd... Om je te helpen met deze lastige maar levensreddende taak, hebben we een paar tips en tricks bedacht.

1 - Weg met de oude...

Een van de gouden regels om je goed te voelen aan je bureau is weten hoe je nutteloze spullen wegdoet. Rapporten, facturen, vergadernotities... Je weet wel, al die papieren, oude dossiers en andere verouderde voorwerpen die je onder je arm bewaart, voor het geval dat... Dus haal diep adem, stroop je mouwen op, zet je vuilnisbak binnen handbereik en ga aan de slag: wij sorteren en gooien alles weg wat weggegooid moet worden! En laat je niet misleiden: hetzelfde geldt voor je favoriete oude viltstift met droge stift die al maanden treurig in je lade ligt...

Aan de andere kant, voor degenen die verslaafd zijn aan het opruimen van dingen, hebben we gezegd: sorteren voordat je iets weggooit. Blijf rustig, neem de tijd en leg vooral de (echt) belangrijke documenten die je moet bewaren opzij, zoals facturen of contracten...

2 - Het is tijd voor intelligent archiveren!

Nu gaan we de resterende documenten behandelen die je hebt gekozen om te bewaren. Het idee is om ze op de juiste manier te archiveren (op alfabetische volgorde, op datum of op belangrijkheid...) en vooral om te weten hoe je ze weer te pakken kunt krijgen als dat nodig is!

Gebruik hiervoor opbergoplossingen die bij je passen: gekleurde mappen, muursorteerders, archiefdozen, klasseerdozen, etc.. Er is geen tekort aan hulpmiddelen, maar het belangrijkste is dat je de hulpmiddelen vindt die bij jou passen.

3 - Nu is het tijd om op te ruimen

Alles gesorteerd? Zet nu alles in archiefkasten, ladekasten of lage kasten, afhankelijk van hoe je kantoor is georganiseerd. Probeer bestanden die je af en toe nodig hebt dicht bij je te houden en plaats andere op meer afgelegen plekken om te voorkomen dat je werkruimte rommelig wordt.

Als je niet veel ruimte hebt, kunnen digitale archieven een uitstekende oplossing zijn. Scan je documenten en bewaar ze op een harde schijf.

4 - Sorteren geldt ook voor je computer!

Net als papieren documenten verdienen ook je elektronische documenten een beetje orde! Zet ze op volgorde en verwijder overbodige of verouderde mappen. Zet documenten opzij voor archivering op een externe harde schijf en berg de huidige bestanden op! Vergeet niet je e-mail inbox op te ruimen door oude e-mails te verwijderen en de e-mails die je wilt bewaren te sorteren op afzender of onderwerp.

Om uw e-mail op te schonen, kunt u zich dagelijks afmelden voor nieuwsbrieven die u (uiteindelijk) niet interesseren. Je zult zien, het doet je een wereld van goed!

5 - Een magische veeg en je bent weer vertrokken!

Nu alles opgeruimd is, verdient je kantoor een schoonmaakbeurt!

• Laten we beginnen met je computerscherm: gebruik een stofdoek en spray of vochtige doekjes zonder alcohol om het stof op te vangen en poets het vervolgens met een microvezeldoekje om alle sporen en resten te verwijderen.
• Toetsenbord, muis, telefoon met snoer: spray je toetsenbord met een ontstoffer spray om stof te verwijderen en gebruik desinfecterende doekjes om ziektekiemen te doden (vooral op de telefoon...).
• Voor de rest van de oppervlakken: veeg af met een doekje met een product dat geschikt is voor het materiaal van je bureau.
• En vergeet de bureaustoel niet: stofzuig hem om het stof te verwijderen! Als je toch bezig bent, maak dan van de gelegenheid gebruik om de vloer te doen.

Zo, dat was het, het ruikt schoon, nietwaar? Aan de slag!