Hoe gebruik je technologie tijdens vergaderingen?
Hoewel de meeste bedrijven toegang hebben tot moderne, hoogwaardige hulpmiddelen, worden veel vergaderingen nog steeds belemmerd door het gebruik ervan. Toch kunnen deze technologische hulpmiddelen echt nuttig zijn voor vergaderingen, vooral videoconferenties. We praten erover met Louis VAREILLE, reunionoloog, in de podcast van SOS Réunions.
De 3 ingrediënten van een succesvolle vergadering
Karin REED, een Amerikaanse expert, vertelt over 3 aspecten van succesvolle vergaderingen op afstand.
- Hardware: apparatuur zoals een speakerphone, scherm, schoolbord, etc.
- Software: videoconferencing software in het bijzonder
- Skillware: de vaardigheden die nodig zijn om deze tools te gebruiken
Volgens haar is het hebben van de juiste hardware en software niet voldoende om de kwaliteit van een vergadering te garanderen. En dat alles wat met vaardigheden te maken heeft essentieel is.
Het 4e ingrediënt
Ik ben zo vrij geweest om haar idee te nemen en er een 4e dimensie aan toe te voegen: de inrichting van de ruimte, inclusief de algemene lay-out van de ruimte, tafels, stoelen, akoestiek, verlichting...
De plaats waar vergaderingen plaatsvinden is essentieel. Je zou zelfs kunnen zeggen dat de configuratie van de ruimte doorslaggevend is, afhankelijk van het doel dat wordt nagestreefd.
De afgelopen maanden hebben ons laten zien hoezeer de hoofdruimte moet worden aangepast aan de oefening, met name voor de asymmetrische vergaderingen die in veel organisaties het nieuwe normaal zijn geworden.
Het is de combinatie van deze 4 dimensies die van een vergadering een succes maakt.
Hardware: IT-apparatuur voor vergaderingen
Veel technologieën bestaan al enkele jaren: laptops, webcams, speakerphones, enz. zonder dat ze echt ten volle werden benut. De recente pandemie heeft deze technologieën voor iedereen beschikbaar gemaakt.
Tegelijkertijd is nu de bandbreedte beschikbaar die nodig is om camera's in alle omstandigheden te gebruiken.
Nieuwe apparatuur is gearriveerd, zoals nieuwe camera's in kamers die kunnen worden gebruikt om een galerie te maken van een collectieve opname (Sight van Logitech).
Software: videoconferentie-functionaliteiten
Iedereen kent en gebruikt Teams, Zoom, Webex en andere videoconferentieplatforms. En hun functionaliteiten worden elke maand uitgebreid!
Om er maar een paar te noemen:
- chat
- de elektronische hand
- de verschillende galerijen
- verschillende manieren om dia's te projecteren
- vastpinnen van deelnemers
- namen veranderen
- whiteboards
- polls
- ondertiteling
- opname...
In combinatie met andere toepassingen zoals tools voor co-editing, planningstools, instant messaging, Slacks, Trello en kunstmatige intelligentie maken deze functionaliteiten synchroon en asynchroon samenwerken steeds eenvoudiger.
Maar een van de problemen blijft het gebruik van deze technologieën...
Skillware: het gebruik van technologie in vergaderingen
Ik zie vaak een echte discrepantie tussen de mogelijkheden die de tools bieden en het gebruik dat ervan wordt gemaakt.
Je hebt ongetwijfeld al mensen gezien die meerdere keren op de 'Enter'-toets op hun toetsenbord drukken in plaats van een pagina-einde te maken in Word. En dat terwijl deze sneltoets al in de jaren 80 door Microsoft werd gemaakt.
De skillware is er niet altijd.
Het is van cruciaal belang om training aan te bieden zodat alle gebruikers weten hoe ze de tools vlot kunnen gebruiken.
Ik had het geluk betrokken te zijn bij de introductie van videoconferencing in de onderzoekscentra van Danone in 1995. We zetten een programma op voor alle onderzoeksingenieurs. Het was een drie uur durende training over hoe de tools goed te gebruiken en de manier waarop ze werden gebruikt aan te passen.
Dit was een investering met een hoog rendement in termen van kwaliteit en comfort van interacties tussen verspreide teams.
En dat is tegenwoordig makkelijk te doen, nu er zoveel opties beschikbaar zijn voor deze upgrades: tutorials, synchrone training, gebruikersgroepen, praktijkaudits.
3 tips voor het gebruik van technologie in vergaderingen
In een notendop:
- Koop alleen wat je nodig hebt, of het nu hardware of software is. Als je te snel gaat, geef je te veel uit en raak je gebruikers kwijt.
- Train iedereen om ze te gebruiken. Dit is essentieel. Als je dit niet doet, brengt dit enorme verborgen kosten met zich mee.
- Verken alle relevante functionaliteiten en zet ze geleidelijk en doelgericht in.