Hoe geef je iedereen de kans om te spreken tijdens een vergadering?
Op het werk moet je je ideeën kunnen uiten om ze over te brengen. In vergaderingen hebben we het vaak over het woord nemen. Alsof we iets met geweld zouden nemen. Wat als we het woord zouden geven in plaats van het proberen te nemen? In de Bruneau podcast "SOS Réunions", interviewde Laura GADOURY Louis VAREILLE, herenigingsspecialist.
De behoeften van introverte en extraverte mensen begrijpen
Het is belangrijk om het verschil tussen de profielen van deelnemers te begrijpen. We denken soms dat introverte mensen verlegen zijn en extraverte mensen spraakzaam. Maar dat is niet helemaal het geval. In werkelijkheid hebben introverte mensen stilte, ruimte en tijd nodig om hun ideeën te vinden, terwijl extraverte mensen hun ideeën vinden door te praten.
Voor de vergadering: de deelnemers motiveren en voorbereiden
Als je wilt dat alle deelnemers deelnemen, moet je veel dingen doen. Vooral vóór de vergadering:
- formuleer het juiste onderwerp om deelnemers te motiveren en de bijbehorende agenda
- nodig de juiste mensen uit die willen deelnemen
- werk van tevoren met de deelnemers zodat ze goed voorbereid komen
Aan het begin van de bijeenkomst: zet de toon
- Kondig eerst aan dat je van iedereen iets wilt horen.
- Leg dan uit hoe de vergadering zal verlopen: eerst laten we Julie aan het woord, dan gaan we rond de tafel, enzovoort. Dit creëert zekerheid onder de deelnemers en stelt de introvert gerust.
- Stel regels op: herinner mensen er bijvoorbeeld aan dat ze beknopt moeten zijn, zodat iedereen gehoord kan worden. Om uitbundige mensen voor te zijn, kun je ook aankondigen dat je het woord bij naam zult geven.
- Controleer of de regels zijn afgesproken en of ze voor iedereen duidelijk zijn. Dit maakt het makkelijker om ze tijdens de vergadering te handhaven.
Tijdens de vergadering: respecteer de regels, het doel en bepaal het tempo
- Tijdens de vergadering is het belangrijk om het kader dat aan het begin is vastgesteld te respecteren en ervoor te zorgen dat de regels worden toegepast. Dit zal de deelnemers geruststellen, vooral de introverten.
- Blijf gefocust op het doel en de uitvoering van de afgesproken procedures om uitweidingen te vermijden.
- Voeg vitaminen toe aan de presentatie. Varieer in tempo. Varieer de onderwerpen. Varieer de activiteiten.
- face-to-face: varieer het tempo door deelnemers te vragen bepaalde ideeën op te schrijven, bijvoorbeeld, in kleine groepjes te werken, etc.
- op afstand: scherm delen, een kamer (waardoor iedereen zich makkelijker kan uitdrukken), chat, whiteboard, poll, enz.
Het belangrijkste is dat er afwisseling is in de activiteiten, in het tempo en dat iedereen zijn weg vindt. Maar bovenal, zoek manieren om een ruimte te creëren waar de meest gereserveerde deelnemers, of nieuwkomers die misschien niet durven, kunnen denken en spreken.
Aan het einde van de bijeenkomst: vat de beslissingen samen en geef het woord terug aan de deelnemers.
Neem op het einde van de vergadering de tijd om de genomen beslissingen samen te vatten, om aan te tonen dat ieders tijd goed besteed is. Neem ook de tijd om iedereen het woord te geven, door de tafel rond te gaan en te vragen "Wat vinden jullie van wat we hebben gedaan? Het is een manier om zoveel mogelijk mensen te laten wennen aan het spreken tijdens vergaderingen, om dat te durven doen en om zich meer op hun gemak te voelen voor de volgende vergadering.