Hoe kunnen we vergaderpraktijken verbeteren?
Als je erover nadenkt, komen vergaderingen vaak ter sprake in gesprekken, en niet altijd op een positieve manier. Ze kunnen irritant en ontmoedigend zijn... Maar er is niets onvermijdelijks aan! In een interview met Laura GADOURY voor de podcast SOS Réunions geeft Louis VAREILLE, specialist op het gebied van vergaderingen, ons enkele praktische tips.
Bewustmaking
Als je de praktijken in je organisatie wilt verbeteren, moet je eerst besluiten om dat te doen. Echt waar. Het kan meer of minder tijd kosten... maar het gebeurt meestal in fasen, zoals een transformatiecurve.
Ontkenning
"Hoe zit het met vergaderingen? Alles is prima!"
"Heb je het aan de teams gevraagd?
"Nee, dat heb ik niet. Nee. Maar alles is in orde.
Tevredenheid
"Onze vergaderingen? Het is waar dat ze niet perfect zijn. Maar weet je, we publiceren onze resultaten en we hebben niet meer omzet dan onze concurrenten.
Wanhoop
"Onze vergaderingen? Ze zijn een plaag. Ze vreten aan onze agenda's... We hebben een onderzoek gedaan naar irritaties en vergaderingen staan bovenaan de lijst. En sinds we zijn overgestapt op hybride werken, is het aantal vergaderingen geëxplodeerd. We weten echt niet wat we moeten doen.
De beslissing
"Wat als we de koe bij de horens vatten en een project opstarten?"
De openbaring
"Er bestaan oplossingen om vergaderingen te verbeteren. We hebben ze getest.
Consolidatie
"Ik begrijp niet waarom we het niet altijd op deze manier hebben gedaan."
Analyseer vergaderingen en meet de tevredenheid van deelnemers
Er zijn verschillende methoden om bijeenkomsten te evalueren en feedback te verzamelen.
Voer een (bij voorkeur anonieme) enquête uit onder medewerkers: je kunt hun percepties achterhalen en irritaties beter identificeren.
Ik heb onlangs een enquête gehouden in een bedrijf. Iedereen was het erover eens dat het gemakkelijk was om tijdens vergaderingen het woord te nemen. Maar tegelijkertijd zei de meerderheid dat het energieniveau bij het verlaten van de vergadering lager was dan toen ze binnenkwamen.
Vraag de deelnemers om de vergaderingen te evalueren: door aan het einde van de vergadering de tafel rond te gaan om feedback te verzamelen. Het is niet altijd gemakkelijk. Maar het is bijzonder krachtig.
Gebruik de Roti.express toepassing: (ROTI staat voor Return On Time Invested). Het is een tool waarmee iedereen (facilitator, deelnemers, bedrijf, enz.) een vergadering kan evalueren in minder dan 30 seconden. Super praktisch en efficiënt!
Vraag een derde partij om vergaderingen in het echt te observeren, zoals ik doe in mijn werk als meetingplanner. Als ik als waarnemer optreed, moet dit natuurlijk van tevoren worden aangekondigd (om de deelnemers niet te verrassen).
Als de vergadering begint, neem ik afstand en activeer wat ik noem de "hyper-presence" modus. Ik luister. Ik observeer. Ik let op mijn eigen gedrag. En ik probeer te luisteren naar wat mijn lichaam me vertelt. Dat is vaak heel leerzaam.
Aan het einde van de vergadering maak ik een lijst van alle dingen die ik als winnende praktijken beschouw en ik stel meestal één of twee eenvoudige dingen voor waarvan ik weet dat ze toekomstige vergaderingen zullen veranderen. Bijvoorbeeld: begin elke vergadering door mensen te herinneren aan de duur ervan en controleer of iedereen er blij mee is, en neem de tijd om elke beslissing te formuleren in de vorm van "Wat? Waar? Wanneer?".
Een voorbeeld stellen
Afhankelijk van de school wordt gezegd dat een trap naar boven loopt. Of dat een vis uit zijn kop rot. Ik citeer liever Albert Schweitzer in mijn boek: "Van alle methoden om gedrag te beïnvloeden, is het geven van het goede voorbeeld de enige".
Stel je voor: je bent gevraagd om een directiecomité toe te spreken. Als de CEO tijdens je presentatie op zijn of haar smartphone kijkt, zul je daar weglopen met de gedachte (bewust of onbewust) dat als je doet wat de baas doet, je aan de top komt.
In alle organisaties waar ik mee werk, komt er alleen beweging als de bazen en managers in beweging komen. Dan moet je experimenteren, door het te zeggen en te accepteren dat je het gaat verknoeien.
Want als het erop aankomt, heeft 100% van degenen die vooruitgang hebben geboekt, het geprobeerd!