Hoe organiseer je een asymmetrische vergadering tussen face-to-face en afstandsonderwijs?

Problemen met de microfoon, de camera, het woord nemen... Vergaderingen met deelnemers zowel in een ruimte als op afstand zijn vaak ongemakkelijk. In de Bruneau podcast "SOS Réunions" deelt Louis Vareille, expert in Réuniologie, zijn tips om vergaderingen effectief te maken.

Wat is een asymmetrische vergadering?

De wereld van het werk is een definitieve hybride geworden, met als gevolg een wildgroei aan vergadervormen: face-to-face en op afstand.

Er zijn twee soorten vergaderingen op afstand:

symmetrische vergaderingen zoals we die hebben meegemaakt tijdens de "Great Containment", waarbij alle deelnemers in hetzelfde schuitje zitten, allemaal op afstand.
en asymmetrische vergaderingen waarbij sommige deelnemers in een ruimte zitten en de anderen op afstand verspreid zijn. Door hun aard zijn deze bijeenkomsten moeilijk te leiden. Met sommige deelnemers in de "1e klas" en anderen in de "2e klas".

Om een asymmetrische vergadering effectiever en aangenamer te maken voor iedereen, zijn er twee belangrijke dingen om te onthouden.

Weet hoe je apparatuur en toepassingen voor videoconferenties op de juiste manier gebruikt

Het eerste wat je net hebt genoemd is de technologie op de juiste manier gebruiken (luidsprekers, videoconferentie, videoprojector, "octopus" audioconferentie, etc.). Ik ben soms verbijsterd als ik zie dat er zware investeringen zijn gedaan en dat het gebruik ervan belachelijk is. Het doet me denken aan de eerste scène van Pretty Woman, waarin we Richard Gere niet in staat zien om in zijn Aston Martin naar de tweede versnelling te schakelen. Gelukkig is Julia Roberts er om de zaken in goede banen te leiden.

Videoconferentietools bekijken

Een obsessie voor deelnemers op afstand

Maar het grootste punt is de obsessie voor deelnemers op afstand. Je raakt geobsedeerd door hen:

begin de inleidende ronde van de vergadering met hen
vraag hen altijd als eerste tijdens de vergadering "Paul, wat vind je hiervan?
zorg ervoor dat alle aanwezigen zich correct gedragen: geen terzijdes, vergeet niet dat je in de microfoon moet spreken en naar de camera moet kijken, etc.

Het kan nuttig zijn om een van de aanwezigen de verantwoordelijkheid te geven om de rol van "empathische regulator" of beschermengel te spelen. Deze persoon zal aanwezig zijn in de ruimte en zal aandachtig luisteren naar de ervaring die mensen op afstand hebben. Deze persoon is gemachtigd om tussenbeide te komen om terzijdes te verminderen, om mensen eraan te herinneren in de microfoon te spreken, enz. Deze persoon zal deelnemers aan de 2e klas helpen om te voelen dat er echt met hen rekening wordt gehouden.

Nog een laatste tip?

Er is niets erger dan een vergadering op afstand meemaken en het gevoel hebben dat de discussies doorgaan en dat er beslissingen worden genomen zonder jou! Die situaties waarin je de notulen ontvangt en een beslissing ontdekt die in strijd is met wat er tijdens de vergadering is besproken.

Als de vergadering voorbij is, moeten de discussies stoppen.