Hoe voer je rondetafelgesprekken tijdens vergaderingen?
Om mensen aan het praten te krijgen, om een vergadering te evalueren, om erachter te komen wat er bij iedereen leeft... Rondetafelgesprekken hebben veel voordelen. Hoe pak je het aan? Louis VAREILLE, vergaderspecialist, beantwoordt deze vraag in de podcast van SOS Réunions.
De essentiële tour de table bij elke vergadering
Rond de tafel gaan is een belangrijk element van elke vergadering, om ervoor te zorgen dat iedereen kan deelnemen. En het is niet alleen voor het begin. Hier zijn een paar voorbeelden.
- Een kennismakingsronde voor mensen die niet gewend zijn om samen te werken.
- Een inclusieronde om de psychologische veiligheid in de groep te versterken.
- Een teamnieuwsronde om de huidige prioriteiten van iedereen te weten te komen.
- Een rondetafelgesprek om het doel van de vergadering te controleren of bij te stellen.
- Een ronde zodat iedereen zijn mening kan geven over een onderwerp.
- Een ronde om te controleren of alle deelnemers het eens zijn met het besluit en de actieplannen.
- Een ronde om te controleren of iedereen zich inzet om de besloten acties uit te voeren.
- Een ronde aan het einde van de vergadering om deze te evalueren.
De betekenis van de rondetafel
Een ronde betekent niet dat je je strikt aan de volgorde van de stoelen in de kamer moet houden. Het moet gevarieerd zijn.
Dit kan door iedereen te vragen om na het spreken de bal door te geven aan iemand anders. Dit kan de alfabetische volgorde zijn die gemakkelijk beschikbaar is op videoconferentieplatforms.
Het belangrijkste is om voor afwisseling te zorgen.
En spreek zo vaak mogelijk als laatste als je meer senior bent in de groep.
Als je niets te zeggen hebt
Je zou joker kunnen zeggen. Maar als je niets te zeggen hebt, is het dan echt nodig om daar te zijn?
De ronde tafel bij elke vergadering
Iedereen aan het woord laten is de bestaansreden van een vergadering. Als het alleen een kwestie is van extra's uitnodigen om naar iemand te luisteren zonder te kunnen spreken. Dan kun je net zo goed een e-mail of een video sturen. Je moet bij elke vergadering de tafel rondgaan.
Praktijkvoorbeeld: de dubbele ronde
De dubbele ronde is een techniek die ik al vaak heb gebruikt. Het is vooral effectief tijdens crisisvergaderingen.
Een crisiseenheid vergadert heel vaak. Meestal twee keer per dag, soms zelfs 7 dagen per week.
Elke bijeenkomst begint met een ronde waarin elke deelnemer beschrijft wat hij of zij heeft kunnen doen sinds de vorige bijeenkomst. Dit is vaak het moment om wat emoties los te laten. En zo ben je klaar voor de volgende ronde, waarin iedereen op zijn beurt acties kan voorstellen.
Praktijkvoorbeeld: de liefdesronde
De "tour d'amour" is een uitdrukking die ik heb bedacht om een praktijk te beschrijven die ik heb geleend van een Amerikaanse vrouw, Nancy KLINE. Het is een ervaring die het verdient om beleefd te worden.
Einde van de bijeenkomst.
- Neem 1 minuut de tijd om het talent te identificeren dat je herkent in de persoon die rechts van je zit.
- ...
- Ben je er klaar voor? Daar gaan we."
Start dan de ronde, deze keer met respect voor de stoelindeling. Emoties gegarandeerd. Er gaat niets boven teambuilding.