Hoe organiseer je een succesvolle teamvergadering?

Teamvergaderingen worden vaak wekelijks gehouden en zijn een ritueel in veel, zo niet alle, bedrijven! Maar hoewel ze essentieel zijn, varieert hun effectiviteit. Hoe kun je ze plezierig, effectief en productief maken? We bespreken dit met Louis VAREILLE, onze favoriete vergaderspecialist, in de SOS Réunions podcast.

Zijn teamvergaderingen echt nuttig?

Teamvergaderingen zijn essentieel voor teamwerk. Het is de plek voor solidariteit. Het is de plek waar we bij elkaar horen. Het is de plek om samen dingen in beweging te krijgen. Maar wees voorzichtig. Het is niet de plek om projecten te managen.

Wat is het ideale tempo voor een teamvergadering?

Het is moeilijk om een aanbeveling te doen. Het hangt af van de indeling.

• In de wereld van agile IT vergadert het team elke dag aan het begin van de dag. Dit is de standup of dagelijkse vergadering.
• In veel organisaties worden teamvergaderingen wekelijks gehouden.
• In andere gevallen vergadert het team maandelijks. Bijvoorbeeld voor een Executive Committee, of zelfs elk kwartaal voor een Raad van Bestuur.

Vaak volgt het ritme van de teamvergadering dat van het managementteam, om ervoor te zorgen dat de informatie vlot door de organisatie stroomt.

De vorm en het ritme van de teamvergadering moeten door het team zelf worden bepaald.

Wat is het maximum aantal deelnemers aan een vergadering?

Misschien is dit waar we hadden kunnen beginnen.

Jeff Bezos, de baas van Amazon, stelde de twee-pizza-regel voor: niet meer mensen dan er met twee pizza's gevoed kunnen worden, dus 8 mensen.

Veel experts raden 6 tot 8 aan. Genoeg om diversiteit in de discussies te brengen, maar niet zo veel dat iedereen nuttig is en kan bijdragen aan het besluitvormingsproces.

Hoe groter het team, hoe kleiner de kans dat er onderwerpen zijn die alle leden interesseren en hoe moeilijker het is om iedereen de tijd te geven om zijn ideeën aan de groep te presenteren.

Wat is het doel van een teamvergadering?

Ik zeg vaak dat de projectvergadering een fase is in de reis van het project van lancering tot succes. Op dezelfde manier is de teamvergadering een fase die het team van de oprichting tot de uitmuntendheid brengt.

De teamvergadering gaat dus nooit over een project, tenzij het een teamproject is dat het hele team interesseert en vooral bezighoudt.

De teamvergadering is de plaats om te bouwen aan teamuitmuntendheid:

• ieders rol verduidelijken
• solidariteit ontwikkelen
• het saamhorigheidsgevoel versterken

Psychologische veiligheid in een groep wordt voornamelijk opgebouwd tijdens teambijeenkomsten. Het vermogen van iedereen om interpersoonlijke risico's te nemen.

Dus de teamvergadering gaat over een obsessie voor uitmuntendheid en psychologische veiligheid?

Absoluut, het streven naar uitmuntendheid en psychologische veiligheid.

Het nastreven van uitmuntendheid door mogelijkheden te creëren voor synchrone en asynchrone interactie. Dit kan door kleine cross-functionele taken toe te wijzen aan subgroepen. Door het debat over ideeën te stimuleren en het vermogen om beslissingen te nemen te ontwikkelen.

Psychologische veiligheid opbouwen door iedereen het beste van zijn talent en een beetje van zijn kwetsbaarheid te laten geven, inclusief de teamleider. Je hebt waarschijnlijk al gezien hoe je baas horen zeggen "Ik had het mis" dingen kan veranderen.

Heb jij een tip om een teamvergadering goed af te sluiten?

Het is niet echt een tip. Het is gewoon een gewoonte die systematisch moet worden toegepast. Sluit nooit een teamvergadering af zonder de tijd te nemen om de tafel rond te gaan, zodat iedereen zijn gevoelens kan uiten en er ideeën kunnen ontstaan om het de volgende vergadering beter te doen. Zo wordt uitmuntendheid opgebouwd.