Hoe zorg je ervoor dat deelnemers naar de bijeenkomst willen komen?

Vind je het soms moeilijk om mensen te motiveren om naar vergaderingen te komen of om betrokkenheid op te bouwen rond een project? In deze aflevering van "SOS Réunions", gepresenteerd door Laura GADOURY, geeft Louis VAREILLE, vergaderspecialist, ons praktisch advies over hoe we mensen weer enthousiast kunnen maken voor vergaderingen.

Formuleer duidelijk het doel van de vergadering

Elke vergadering moet worden geformuleerd in termen van haar doel, dat een concreet resultaat moet zijn.

Over het algemeen is de doelstelling een antwoord op een vraag.

• Met welke ideeën moeten we komen om dit probleem op te lossen?
• Welke van optie A of B moeten we kiezen?
• Staan jullie allemaal volledig achter dit nieuwe project in de organisatie?

Om je te helpen het doel van de vergadering te bepalen, stel je jezelf de volgende vraag: "Wat zal me doen zeggen dat de tijd die gestolen is van de deelnemers goed besteed zal zijn?"

Zodra je het doel hebt gevonden, moet je de deelnemers aan de vergadering casten.

De juiste deelnemers kiezen

Vraag jezelf het volgende af: Wat is het kleinste aantal mensen dat ik nodig heb voor deze vergadering? En pas op voor de beroemde sociale luiheid die kan worden samengevat als "hoe meer je bent, hoe minder je doet". Je moet heel voorzichtig zijn om de juiste mensen mee te krijgen, degenen die een bijdrage willen leveren. En dat geldt des te meer nu alles een wedstrijd is om aandacht. Het is zo ingewikkeld om mensen bij vergaderingen te houden, om ze goed te gebruiken... Als je wilt dat mensen actief zijn in vergaderingen, kies ze dan goed.

Voor de vergadering: voorbereiden en versterken

• Controleer of iedereen kan komen! Dit is de basisregel, maar hij wordt soms vergeten...
• Maak een aantrekkelijke agenda van de verschillende te bespreken onderwerpen, in de vorm van vragen zoals eerder genoemd.
• Wijs onderwerpleiders aan: personen die verantwoordelijk zijn voor het oppakken van een onderwerp, het verdedigen ervan en het vinden van het antwoord op de vraag die ze tijdens de vergadering stellen.
• Geef mensen iets om van tevoren aan te werken zodat ze goed voorbereid komen: geef ze dingen te lezen, vragenlijsten in te vullen, laat mensen in twee- of drietallen werken, etc. Deelnemers zullen zich veel meer inzetten voor de bijeenkomst omdat ze iets hebben om te presenteren en te verdedigen....

In de vergaderzaal: controleer of de apparatuur goed werkt.

Uit een onderzoek van Barco blijkt dat 10% van de vergadertijd wordt besteed aan technische problemen. Als je wilt dat je deelnemers goede vergaderingen ervaren, wees dan meedogenloos als het gaat om technische voorbereiding.

• Ligt er nog papier op de flip-over?
• Werken de markers op het whiteboard nog?
• Als het een hybride vergadering is: werken de luidsprekers of het videoconferentiesysteem naar behoren?
• Zitten de HDMI-kabels voor het aansluiten van de computer op de videoprojector op hun plaats?
• Is de internetverbinding operationeel?
• Enz.

Aan het einde van de vergadering: geef het woord en eindig met een positieve noot

Als mensen naar een vergadering willen komen, moeten ze een goede herinnering hebben aan de vorige vergadering. Ik weet zeker dat jullie allemaal dingen kunnen bedenken als "Ik ga naar Samia's vergadering. Ik weet dat we vooruitgang gaan boeken", of het tegenovergestelde: "Morgen heb ik een afspraak met Paul. We zullen weer een deel van de ochtend naar zijn verhalen moeten luisteren...". 🙁

Als je wilt dat mensen gemotiveerd komen, moet je ze motiveren aan het einde van de vorige bijeenkomst. Hiervoor heb je twee tips:

• Geef deelnemers aan het einde van de vergadering het woord om hun opmerkingen mee te nemen, zodat je het de volgende keer beter kunt doen: "Wat vond je van de vergadering? Dit laat zien dat je de werkwijzen graag wilt verbeteren.
• En sluit de vergadering altijd af met iets leuks, positiefs en specifieks. Bijvoorbeeld: "Vandaag hadden we een beetje ruzie, maar ik denk dat we een oplossing hebben gevonden die iedereen goed vindt, ik ben tevreden" of "Vandaag heeft iedereen de tijd genomen om de documenten van tevoren te lezen, ik denk dat dat heeft bijgedragen aan de kwaliteit van onze discussies".

Probeer zo vaak mogelijk je vergaderingen af te sluiten met iets dat de deelnemers energie geeft bij het verlaten van de vergadering en hen daardoor motiveert voor de volgende vergadering 🙂