Hoe richt u een archiefruimte in?
De archiefruimte: een stoffige plek? Helemaal niet! Weg met die vooroordelen! Archivering en opslag zijn essentiële uitdagingen voor het reilen en zeilen van een onderneming. Laten we eens kijken naar de inrichting ervan.
Waarom is archivering belangrijk?
In films worden archieven vaak afgeschilderd als stoffige oude bibliotheken waar geleerde filosofen hun sporen hebben nagelaten. Maar ver van de romantische clichés zijn de uitdagingen van archivering reëel en talrijk.Juridische kwesties: bedrijven zijn wettelijk verplicht hun archieven gedurende een minimumperiode te bewaren. Die periode varieert naar gelang van het soort document.
Veiligheidskwesties: net als een lijfwacht zorgt archivering voor de veiligheid van archieven, vooral die met gevoelige informatie.
Financiële kwesties: efficiënt en doordacht archiveren bespaart ruimte en tijd. En aangezien tijd geld is, kunt u zo ook geld besparen.
Technologische kwesties: IT en digitaliseren van documenten zijn niet vrijgesteld van archivering. Digitale opslag, duurzaamheid en beveiliging van gegevens zijn ook zeer actuele kwesties.
Historische kwesties: sommige archieven hebben erfgoedwaarde en kunnen in de toekomst heel waardevol blijken te zijn. Misschien wordt uw bedrijf wel DE grote instelling van morgen ;-)
Hoe gaan we dit aanpakken?
We gaan stap voor stap te werk:Optimale bewaring van documenten: archieven worden geïnstalleerd in een goed geïsoleerde ruimte die niet te koud en niet te vochtig is (optimale vochtigheidsgraad tussen 45 en 55%).
Goede voorzorgsmaatregelen: de ruimte wordt uitgerust met brandpreventiemaatregelen en de rekken worden niet onder een waterleiding geplaatst om overstromingen te voorkomen.
In vampier modus: als de kamer ramen heeft, worden verduisterende rolgordijnen geïnstalleerd om te voorkomen dat de zon rechtstreeks op de documenten schijnt. Ook mag de verlichting niet meer dan 150 lux bedragen, om papier zo lang mogelijk te conserveren.
Welke rekken kiest u?
Nu we weten aan welke eisen een archiefruimte moet voldoen, moeten we hem ook nog inrichten. Daarom geven we hier een overzichtje van beschikbare rekken.Enkele of dubbele stellingen: de keuze hangt af van de beschikbare m² en de organisatie van de ruimte.
Belangrijk: kies voor metalen dragers met anticorrosiebehandeling (epoxyverf of gegalvaniseerd staal).
Let op de diepte: het moet mogelijk zijn alle soorten documenten op te slaan: bestanden, mappen, dozen.
De stress van extra kilo's: u kunt tot 200 kg aan archiefdozen en -kisten per plankniveau plaatsen.
Om u te helpen bij het kiezen van archiefrekken, hebben we een aankoopgids opgesteld.