Hybride werken: 6 gouden regels voor succesvol videovergaderen

Nog niet zo lang geleden zou niemand hebben gewed op de opkomst van telewerken en vergaderen achter een scherm. Tegenwoordig is hybride werken (de ene dag thuis, de andere dag op locatie) een manier van leven geworden en is videoconferencing onvermijdelijk geworden. Hier zijn 6 tips om je vergaderingen op afstand tot een succes te maken!

1 - Rust telewerkers uit voor het thuiskantoor

Wat is essentieel voor een succesvolle videoconferentie? Goed uitgeruste telewerkers natuurlijk! Er zijn drie sleutelwoorden: webcam, headset en verbinding. Een goede webcam zodat je jezelf in high definition kunt zien, graag! Een headset om je stem op te vangen zonder dat hij kraakt... En een goede internetverbinding. Als je internetbox thuis ver weg is van je computer of als WiFi de neiging heeft om te haperen, aarzel dan niet om te investeren in een WiFi range extender.

2 - Vergaderruimtes uitrusten voor videoconferenties

In het tijdperk van hybride werken zijn vergaderingen steeds asymmetrischer, met sommige collega's op video en anderen op locatie, wat uitwisselingen kan bemoeilijken. Hoewel hologrammen nog niet perfect zijn, is videoapparatuur dat wel en kan het de communicatie vergemakkelijken. Dus waarom zou u uw vergaderruimtes niet uitrusten met het allerbeste?

Sommige intelligente videoconferentiesystemen detecteren automatisch de persoon die aan tafel spreekt en zoomen bijvoorbeeld op hem in. Hightech luidsprekers in 360° modus kunnen duidelijk alle stemmen van de mensen in de vergaderruimte opvangen. Traditionelere maar net zo effectieve telefoonoctopussen (audioconferentietelefoonstations) leveren ook erg goed werk.

3 - Controleer uw apparatuur om een valse start te voorkomen

Controleer even voordat je Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Skype start of je apparatuur werkt. Wat je niet wilt: een video die niet wordt weergegeven, een haperende verbinding, statische ruis, een microfoon die is uitgeschakeld of een mismatch tussen beeld en geluid... Kortom, zorg ervoor dat alles werkt zoals het hoort!

4 - Zorg voor het decor en blijf kalm

Staat er vandaag een vergadering op de agenda en ben je ter plaatse? Zorg ervoor dat je een ruimte hebt gereserveerd zodat je je collega op kantoor niet irriteert, en dat deze voldoende is uitgerust. Heeft jouw bedrijf een akoestische cabine? Dan heb je geluk! Deze lijken op oude telefooncellen die het lawaai effectief buitensluiten, zodat je in alle rust kunt vergaderen.

Als je telewerkt, stel je dan op in een lichte ruimte zonder al te veel doorgangen. Controleer of het decor achter je vrij is van hangend wasgoed, opgestapeld servies en andere prullaria.

5 - Neem je rol als moderator serieus

Wees als organisator meer dan punctueel! Log een paar minuten voor het begin van de vergadering in om deelnemers te verwelkomen en, indien nodig, degenen in de wachtkamer te accepteren. Is iedereen online? Als je discussies wilt opnemen, laat het hen dan weten en herinner hen dan aan de agenda en het tijdstip van de vergadering.
Bij hybride werken, om de vergaderingen in evenwicht te houden tussen telewerkers en collega's op locatie, zorg ervoor dat je iedereen, zonder uitzondering, vraagt om hun webcam en een luidspreker te gebruiken, zodat ze duidelijk te zien en te horen zijn.

6 - Maak ruimte voor interactiviteit

Met videoconferentietools kun je vragen stellen via chat en zelfs je scherm, documenten, diavoorstellingen, enz. delen. Zorg er van tevoren voor dat je documenten of vensters sluit die alleen voor jou zichtbaar zijn. Vermijd ook willekeurige schermachtergronden die je vergadering kunnen schaden... en je reputatie in het bedrijf.

Presentaties zijn prima, maar overdrijf ze ook niet, zodat je regelmatig visueel contact houdt met je collega's en hun volledige aandacht vasthoudt.

Nu ben je helemaal klaar voor je volgende videovergaderingen!