Desk sharing: de trend naar gedeelde bureaus
Naarmate werkmethodes veranderen, verandert ook de werkomgeving. Naast de terugkeer van de open ruimte, gaan sommige bedrijven over tot het delen van bureaus. Hier volgt een update over deze organisatiemethode die steeds meer terrein wint. En we geven u advies over hoe u deze methode met succes kunt toepassen.
1
Het optimaliseren van het ruimtegebruik. In het licht van de stijgende vastgoedprijzen is de eerste doelstelling vaak het besparen op vierkante meters.Een verandering in werkmethodes. Werknemers zijn tegenwoordig steeds minder aanwezig op hun werkplek: afspraken buiten de deur, vergaderingen, videoconferenties, kantoor aan huis, cafetaria's (die een van de vele werkplekken zijn geworden), enz.
DE OORSPRONG VAN DESK SHARING
Hoewel het nog steeds als een avant-garde praktijk wordt beschouwd, deed desk sharing al eind jaren negentig zijn intrede in grote adviesbureaus: de consultants waren immers meestal niet aanwezig in de gebouwen van het bedrijf en beschikten niet over een eigen kantoor. Vandaag komen twee belangrijke factoren samen om deze trend te verklaren:Het optimaliseren van het ruimtegebruik. In het licht van de stijgende vastgoedprijzen is de eerste doelstelling vaak het besparen op vierkante meters.Een verandering in werkmethodes. Werknemers zijn tegenwoordig steeds minder aanwezig op hun werkplek: afspraken buiten de deur, vergaderingen, videoconferenties, kantoor aan huis, cafetaria's (die een van de vele werkplekken zijn geworden), enz.
2
Betere informatiedoorstroming;Aanmoedigen van uitwisselingen en interne communicatie;Versterken van de teamgeest;Bevorderen van creativiteit en transversaliteit;Aanmoedigen van samenwerking.
Om dit alles te verwezenlijken, vereist dit project een gedegen voorbereiding. De reorganisatie kan niet geïmproviseerd worden maar moet voortkomen uit een echte dynamiek.
DE DOELSTELLINGEN VAN DESK SHARING
Naast ruimtebesparing biedt het desk sharing concept verschillende voordelen:Betere informatiedoorstroming;Aanmoedigen van uitwisselingen en interne communicatie;Versterken van de teamgeest;Bevorderen van creativiteit en transversaliteit;Aanmoedigen van samenwerking.
Om dit alles te verwezenlijken, vereist dit project een gedegen voorbereiding. De reorganisatie kan niet geïmproviseerd worden maar moet voortkomen uit een echte dynamiek.
3
DESK SHARING: EEN OPLOSSING VOOR WIE?
Door zijn aard is desk sharing bijzonder wijdverspreid in sectoren waar mobiliteit een integraal onderdeel is van de activiteit van de werknemers (verkoop, consulting, freelance, enz.). Maar het is ook essentieel dat desk sharing past in de bedrijfscultuur en de identiteit van de onderneming uitstraalt. Bovendien zullen bepaalde afdelingen (human resources, boekhouding) altijd een eigen kantoor nodig hebben om redenen van vertrouwelijkheid.4
Verminder het aantal persoonlijke ruimtes ten voordele van gedeelde ruimtes. Richt de kantoorruimten anders in: installeer grote collectieve werkbanken of individuele kantoren die in clusters zijn georganiseerd, creëer gezamenlijke vergaderruimten, ontspanningsruimten voor informelere uitwisselingen en kantoorcellen voor werknemers om zich zo nodig af te zonderen. Werknemers kunnen zo van ruimte veranderen naargelang van hun dagelijkse activiteiten.
Beperk het aantal mensen per set. Boven de 10 personen leidt het geluidsniveau snel tot deconcentratie en vermoeidheid, en neemt de interactie af.
Nauwkeurige evaluatie van de bezettingsgraad. Om "opstoppingen" te vermijden, is het van essentieel belang te anticiperen op de terugkeer van werknemers (vakantie/verlof, telewerk, activiteiten met seizoensgebonden effecten, enz.)
Veralgemenen van nieuwe technologische hulpmiddelen. Laptops, wifi, documenten op het netwerk ... vergemakkelijken de mobiliteit van werknemers.
Diversificatie van de werkmethoden. Deze transformaties gaan hand in hand met het invoeren van telewerken en de occasionele huur van kantoren of coworking-ruimten (indien nodig).
Hervorm het management. Als deel van zijn team moet de manager voortaan inspelen op de nieuwe dagelijkse realiteit en zijn manier van leiding geven aanpassen.
Betrek de teams bij de keuze van de nieuwe inrichting. Zij zullen des te productiever zijn als zij vanaf het begin kunnen participeren in een open communicatie en discussie binnen de onderneming.
Voorzie persoonlijke bergruimte. Aangezien de mens behoefte heeft aan een eigen "territorium", is het van essentieel belang dat iedereen kan beschikken over een plank, een mobiel kastje, een kastje, enz.
Bepaal regels voor het samenleven. Het is met name belangrijk ervoor te zorgen dat niemand zijn bezittingen laat rondslingeren wanneer hij/zij de werkplek verlaat of te lang privé-ruimten inneemt (cabines, vergaderzalen, enz.).
RECEPT VOOR SUCCES
De volgende factoren zijn van essentieel belang voor de uitvoering ervan:Verminder het aantal persoonlijke ruimtes ten voordele van gedeelde ruimtes. Richt de kantoorruimten anders in: installeer grote collectieve werkbanken of individuele kantoren die in clusters zijn georganiseerd, creëer gezamenlijke vergaderruimten, ontspanningsruimten voor informelere uitwisselingen en kantoorcellen voor werknemers om zich zo nodig af te zonderen. Werknemers kunnen zo van ruimte veranderen naargelang van hun dagelijkse activiteiten.
Beperk het aantal mensen per set. Boven de 10 personen leidt het geluidsniveau snel tot deconcentratie en vermoeidheid, en neemt de interactie af.
Nauwkeurige evaluatie van de bezettingsgraad. Om "opstoppingen" te vermijden, is het van essentieel belang te anticiperen op de terugkeer van werknemers (vakantie/verlof, telewerk, activiteiten met seizoensgebonden effecten, enz.)
Veralgemenen van nieuwe technologische hulpmiddelen. Laptops, wifi, documenten op het netwerk ... vergemakkelijken de mobiliteit van werknemers.
Diversificatie van de werkmethoden. Deze transformaties gaan hand in hand met het invoeren van telewerken en de occasionele huur van kantoren of coworking-ruimten (indien nodig).
Hervorm het management. Als deel van zijn team moet de manager voortaan inspelen op de nieuwe dagelijkse realiteit en zijn manier van leiding geven aanpassen.
Betrek de teams bij de keuze van de nieuwe inrichting. Zij zullen des te productiever zijn als zij vanaf het begin kunnen participeren in een open communicatie en discussie binnen de onderneming.
Voorzie persoonlijke bergruimte. Aangezien de mens behoefte heeft aan een eigen "territorium", is het van essentieel belang dat iedereen kan beschikken over een plank, een mobiel kastje, een kastje, enz.
Bepaal regels voor het samenleven. Het is met name belangrijk ervoor te zorgen dat niemand zijn bezittingen laat rondslingeren wanneer hij/zij de werkplek verlaat of te lang privé-ruimten inneemt (cabines, vergaderzalen, enz.).
5
Proefkonijnen? Ja en nee. Zij maken het zeker mogelijk deze praktijk te evalueren en te perfectioneren, maar zij staan ook veel meer open voor deze werkwijze die aansluit bij de gewoontes van hun generatie. Bijgevolg is het via hen dat desk sharing zou kunnen worden uitgebreid. Want het is een heel nieuwe manier van denken!
Opmerking. Afhankelijk van het bedrijf wordt desk sharing ook wel "flex office", "free seating" of "free office" genoemd.
WAT IS DE TOEKOMST VOOR DESK SHARING?
Terwijl desk sharing bij onze Europese buren al sterk ontwikkeld is, is dat in Frankrijk nog lang niet het geval. De Fransen zijn namelijk nog erg gehecht aan hiërarchische posities en bijbehorende privileges zoals de grootte van het kantoor. In veel bedrijven hebben daarom vooralsnog alleen junior medewerkers te maken met desk sharing.Proefkonijnen? Ja en nee. Zij maken het zeker mogelijk deze praktijk te evalueren en te perfectioneren, maar zij staan ook veel meer open voor deze werkwijze die aansluit bij de gewoontes van hun generatie. Bijgevolg is het via hen dat desk sharing zou kunnen worden uitgebreid. Want het is een heel nieuwe manier van denken!
Opmerking. Afhankelijk van het bedrijf wordt desk sharing ook wel "flex office", "free seating" of "free office" genoemd.