Tussen face-to-face en afstandsonderwijs, de nieuwe hoofdpijn van asymmetrische vergaderingen

Tegenwoordig zijn vergaderingen met een deel van de deelnemers in een ruimte en de andere op afstand vaak moeilijk en ongemakkelijk. We hebben het over asymmetrische vergaderingen. Hoe kunnen ze opnieuw in evenwicht worden gebracht? Hoe kunnen ze effectiever worden gemaakt? Hier zijn een paar tips.

Natasja: Wat bedoel je met asymmetrische vergaderingen?

Louis: Een asymmetrische vergadering is een vergadering waarbij sommige deelnemers in dezelfde ruimte zijn en anderen op afstand, in andere kantoren, telewerken of in een coworkingruimte. Sommige mensen noemen het hybride vergaderingen. Ik noem ze liever asymmetrisch, omdat ze de deelnemers een andere ervaring geven. Je zou ze kunnen vergelijken met bemande ruimtevluchten: astronauten op afstand hebben duidelijk niet dezelfde ervaring als teams in de controlekamer van het ruimtecentrum...

Natacha : Hoe kunnen deze vergaderingen volgens u opnieuw in evenwicht worden gebracht om ze effectiever te maken?

Louis: Eerst en vooral moeten we de symmetrie in de asymmetrie herstellen! Bijvoorbeeld door iedereen te vragen om de webcam van hun computer te gebruiken, ook de aanwezigen in de zaal, in combinatie met een speakerphone. Hierdoor kan elke deelnemer op een gelijkwaardige manier aanwezig zijn op de videoconferentiegalerij en door iedereen gehoord worden. Het kan nuttig zijn om iemand op afstand de vergadering te laten modereren om de discussies in evenwicht te brengen en ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om te spreken. Tot slot raad ik aan om de projectie van dia's te beperken, hetzij in de zaal of door het delen van het scherm, zodat er te allen tijde visueel contact is met alle deelnemers en iedereen geconcentreerd en betrokken blijft.

Natacha : Dus mensen op afstand zijn bijzonder belangrijk?

Louis: Ja, absoluut. Het is van vitaal belang om alles in het werk te stellen om hen zoveel mogelijk bij deze vergaderingen te betrekken om lacunes te vermijden. Het is een goed idee om bij het begin van de vergadering eerst de tafel rond te gaan en hen dan tijdens de discussies eerst bij naam te noemen. Het is ook belangrijk om parallelle uitwisselingen in de ruimte uit te sluiten. Grappen en informele discussies zorgen voor veel rumoer en verwarring, wat erg onaangenaam is voor mensen op afstand. Om dit te vermijden, kun je een zogenaamde empathische regulator aanstellen die nadenkt over de ervaring van de mensen op afstand en de mensen in de zaal aanmoedigt om zich respectvol te gedragen.

Natasja: Nog een laatste tip?

Louis: Als de vergadering voorbij is, moeten de discussies in de kamer stoppen! Er is niets erger dan een vergadering op afstand meemaken en het gevoel hebben dat de discussies doorgaan en dat er beslissingen worden genomen zonder ons...!