Wat is het doel van een bedrijfsstempel?

Persoonlijke stempels, administratieve stempels, datumstempels, nummerstempels... Er zijn veel verschillende inktstempels en het is soms moeilijk om ze uit elkaar te houden. Vandaag bekijken we de verschillende modellen en hun specifieke kenmerken.

Een stempel voor elk doel

Ook al lijkt het gereedschap onschuldig, het is toch een beetje technisch. Afhankelijk van het type markering dat nodig is (tekst, nummer, datum, visueel) en het doel (relaties met klanten, leveranciers of overheidsdiensten), kies je niet voor dezelfde stempel.

Om te authenticeren: de aanpasbare stempel

Dit is ongetwijfeld de eerste stempel waar je aan denkt! De traditionele stempel wordt gebruikt om het bedrijf of de instantie die een document uitgeeft of ondertekent te identificeren en te authenticeren. Hiermee kan belangrijke informatie zoals de naam van het bedrijf, het adres, het telefoonnummer en de wettelijke registratienummers in één enkel gebaar worden aangegeven. Deze stempels zijn verkrijgbaar in vele variaties en de opdrukken kunnen volledig worden aangepast aan de behoeften van elk bedrijf.

Om te organiseren: de standaard formulestempel

Post beheren, documenten sorteren en klasseren kan niet eenvoudiger. Met standaard tekstformules zoals "Betaald", "Kopie", "Vertrouwelijk", "Ontvangen op", "Gevalideerd", "Herinnering", "Dringend", "Herinnering", "Goed om te betalen", zijn de klassieke inktstempels verkrijgbaar in een veelheid aan metalen of houten modellen. Gewoon stempelen en klaar!

Voor nummering: de nummerstempel

Toegegeven, dit lijkt misschien niet de meest essentiële stempel (behalve misschien voor Forrest Gump), maar het nummeren van documenten kan in jouw bedrijf strategischer zijn dan je denkt (tenzij Forrest bij jou werkt, natuurlijk). In een dossier zo dik als een woordenboek kan het bijvoorbeeld worden gebruikt om de volgorde te bepalen waarin documenten zijn uitgegeven. Voor de goede orde, als je geïnteresseerd bent, er zijn twee soorten nummerstempels: modellen met automatische of handmatige verhoging.

Tot op heden: de datumstempel

"Als je dit ooit op kantoor hebt gehoord, is het dringend! Om onder andere te voorkomen dat je twee keer dezelfde rekening betaalt, kun je een datumstempel gebruiken (de boekhouder zal je dankbaar zijn). Hiermee kun je teruggaan in de geschiedenis van het bedrijf en precies achterhalen wanneer een document is uitgegeven of ontvangen. De datumstempel heeft een handmatig inktsysteem en een numerieke afdruk die met een draai aan de knop kan worden aangepast.

We hopen dat we wat licht hebben geworpen op dit onderwerp, dat zeker geen gebrek aan cachet heeft (ha ha). Als je ooit advies nodig hebt over het kopen of maken van een stempel, aarzel dan niet om onze artikelen Hoe kies ik een stempel en Hoe maak ik een gepersonaliseerde stempel te raadplegen.