Hoe beheer je een voorraadkast?

Kartonnen zakken, pennen, potloden, gummen, papier, ordners, nietjes... Kantoorbenodigdheden kunnen soms een hoofdpijn zijn om te beheren en op te bergen. Maar niets is onmogelijk en wij zijn er om te helpen 😉

Welke kast moet je kiezen voor je kantoorbenodigdheden?

"Kast, mijn mooie kast... vertel me hoe ik jou moet kiezen?" Zoals bij elke meubelkeuze is de eerste stap het beantwoorden van een paar praktische en logistieke vragen:

• Hoeveel benodigdheden heb je nodig?
• Hoe vaak bestel je materiaal (en vernieuw je je voorraad)?
• Hoeveel ruimte is er beschikbaar?
• Moet de toegang tot voorraden worden beperkt?
• Vanuit esthetisch oogpunt, in wat voor soort ruimte en sfeer moet de kast passen?
  
  Afhankelijk van je antwoorden kun je voor verschillende producten kiezen:

• Grote kasten: stevig, ze kunnen tot 110 kg per legbord dragen en hebben een aantrekkelijke designafwerking. Ze zijn verkrijgbaar in een groot aantal kleuren en materialen. De ideale manier om bij de look van je kantoor te passen 🙂 Lage kasten of baliekasten: ze nemen veel ruimte in beslag.
• Lage kasten of toonbankkasten: ze nemen weinig ruimte in, maar bevatten minder voorraden, waardoor voorraden sneller moeten worden vervangen.
• Deuren: scharnierend, met gordijnen, vouwend, schuivend... Houd rekening met de ruimte die je beschikbaar hebt om de beste keuze te maken.
• Het slot: met of zonder sleutel, alles hangt af van hoeveel toegang je wilt geven, aan jou de keuze!
• Het interieur: kies voor een modulair systeem om de hoogte van uw legplanken aan te passen aan uw behoeften.

Hoe bewaar je voorraden in de kast?

Sommige mensen hebben een talent voor opruimen, maar er zijn ook veel mensen die een talent hebben voor rommel maken! Om te voorkomen dat je voorraadkast een rommeltje wordt, moet je de spullen rangschikken op basis van hoe vaak ze worden gebruikt:

• Bovenin de kast: lichte spullen die zelden worden gebruikt
• Binnen handbereik: dagelijkse benodigdheden
• Onderaan de kast: zwaardere, minder gebruikte spullen.

Hier zijn een paar tips om dit alles te organiseren:

• Grote kantoorbenodigdheden (mappen, zakjes, sorteerbladen, enz.) -> Gebruik tijdschriftenhouders of archiefblokken met vakken.
• Kleine benodigdheden (gummen, plakband, nietjes, enz.) -> Stop alles in kleine doosjes.
• Potloden, markeerstiften en pennen -> ga voor een klasseermodule!

Alles op orde? Goed gedaan! Vergeet echter niet om de verschillende opbergers (dozen, laden, tijdschriftenrekken, enz.) te labelen, want dit bespaart je kostbare tijd bij het zoeken en inventariseren.

Hoe beheer je inkomende en uitgaande voorraden?

Dat hangt natuurlijk af van de grootte van je bedrijf. Als je maar een tiental werknemers hebt, zou het opzetten van een proces je meer tijd kunnen besparen dan dat het je oplevert. Maar als je deel uitmaakt van een groter team en meer controle nodig hebt over je voorraad, is hier een methode die door veel bedrijven is beproefd:

• Zet een 'officieel' aanvraagsysteem voor voorraden op: dit kan per e-mail of op papier. Het idee is om een overzicht bij te houden van de aanvragen, zodat het gemakkelijker wordt om je inventaris bij te werken (en onnodige uitgaven te elimineren).
• Maak een Excel-tabel met de datum, de productnaam, het referentienummer en de hoeveelheden goederen in en uit voorraad. Je kunt een kolom "Aanvraag gedaan door" toevoegen om indien nodig statistieken per afdeling te kunnen opstellen. Dit bestand moet regelmatig worden bijgewerkt, maar het zal je helpen om je voorraad duidelijker te zien en je volgende bestellingen gemakkelijker te maken.
• Als je geen tijd hebt om veel bij te werken, groepeer dan bestellingen en plaats ze bijvoorbeeld één keer per maand.
• Tot slot, om slordigheden te voorkomen, beperk de toegang tot voorraden tot één of twee personen (en kies eventueel voor een afgesloten kast).

We hopen dat deze tips je zullen helpen om je voorraden zo goed mogelijk te organiseren... en je leven gemakkelijker te maken wat betreft het beheer ervan!