Hoe moet een archiefruimte worden ingericht?
De archiefruimte: een plek van stof? Absoluut niet! Vooroordelen opzij! Archivering en opslag vormen een aantal essentiële uitdagingen in het leven van een bedrijf. Dus waarom niet eens kijken naar hun indeling?
Waarom zorgen voor archieven?
In films worden archiefruimtes vaak afgeschilderd als stoffige oude bibliotheken waarin geleerde filosofen hun sporen hebben achtergelaten. Maar ver van deze romantische clichés zijn de uitdagingen van archivering echt en talrijk.
- Juridische kwesties: in Frankrijk verplicht de wet bedrijven om hun archieven gedurende een minimumperiode te bewaren, die varieert afhankelijk van het type document.
- Veiligheidskwesties: als een lijfwacht zorgt archivering voor de veiligheid van archieven, vooral die met gevoelige informatie.
- Financiële kwesties: effectieve, goed doordachte archivering bespaart ruimte en tijd... En aangezien tijd geld is, bespaart het u ook geld.
- Technologische uitdagingen: informatietechnologie en de digitalisering van documenten maken archivering niet overbodig. Digitale opslag en de duurzaamheid en veiligheid van gegevens zijn ook zeer actuele kwesties.
- Historische kwesties: sommige archieven hebben erfgoedwaarde en kunnen in de toekomst worden gewaardeerd. Denk er eens over na, jouw bedrijf kan het grote instituut van morgen worden 😉
Hoe pak je dat aan?
Gewoon stap voor stap:
- Om de opslag van documenten te optimaliseren: installeer de archieven in een goed geïsoleerde ruimte die niet te koud en niet te vochtig is (optimale vochtigheidsgraad tussen 45 en 55%).
- Een goed idee om ongerustheid te voorkomen: rust de ruimte uit met brandpreventiemaatregelen en plaats de rekken vooral niet onder een waterleiding om overstromingen te voorkomen.
- In de vampierstand: Als de kamer ramen heeft, installeer dan verduisterende rolgordijnen om te voorkomen dat de zon direct op de documenten schijnt. Ook mag de verlichting niet meer dan 150 lux bedragen om het papier zo lang mogelijk te bewaren.
Welke rekken moet ik kiezen?
Nu we weten hoe we een archiefruimte moeten inrichten, moeten we deze ook nog inrichten. Hier volgt een kort overzicht van rekken.
- Enkele of dubbele rekken: De keuze hangt af van de beschikbare m2 en hoe de ruimte is ingedeeld.
- Belangrijk: kies voor metalen dragers met antiroestbehandeling (epoxyverf of gegalvaniseerd staal).
- Let op de diepte: u moet alle soorten documenten kunnen opbergen: dossiers, mappen, dozen.
- De stress van overgewicht: u kunt tot 200 kg archiefboxen en dozen per legbordniveau opbergen.
Raadpleeg onze koopgids om u te helpen bij het kiezen van uw rekken.