Hoe schrijf ik de notulen van een vergadering?
"Woorden vliegen weg, geschriften blijven" - dit citaat van Horatius dateert misschien uit de oudheid, maar is desalniettemin zeer relevant vandaag de dag. Vooral als het gaat om verslagen. Louis VAREILLE, auteur van het boek "La réunionite, ça suffit", legt zijn methodologie uit in de Bruneau podcast "SOS Réunions".
Wat moet er in de notulen van een vergadering staan?
De notulen worden maar al te vaak vergeten, maar ze zijn essentieel om de resultaten van de besprekingen van een vergadering te benadrukken. Ze moeten de belangrijkste elementen bevatten: beslissingen en actieplannen. Beknopt maar duidelijk.
Dit moet ook gebeuren op het moment van de vergadering. Ik woon vaak vergaderingen van het uitvoerend comité bij waar de notulen parallel met de discussies worden bijgehouden. Ze worden toevertrouwd aan een assistent die ze opschrijft en dan verspreidt, in sommige gevallen met proeflezen. Dit werkt niet! De notulist is een speler in de vergadering. Ze moeten in de zaal aanwezig zijn.
Wie moet het verslag maken?
Idealiter worden de notulen geschreven door iemand anders dan de leider van de vergadering. Hier zijn verschillende redenen voor:
- om de moderator te ontlasten van de mentale last van het maken van notulen
- om één deelnemer de verantwoordelijkheid te geven voor het noteren van beslissingen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat iedereen ze goedkeurt
- om de notulen aan het einde van de vergadering te kunnen herlezen om te controleren of iedereen de essentiële afspraken heeft gehoord.
Hoe maak je notities tijdens een vergadering?
Er zijn twee manieren om aantekeningen te maken: rechtstreeks op een laptop of met de hand op een papierblok, notitieboekje, flip-over, enz. De computer bespaart tijd bij het uitschrijven, terwijl het notitieblok degene die de aantekeningen maakt in staat stelt natuurlijker aanwezig te zijn bij de vergadering (geen risico om afgeleid te worden door een binnenkomende e-mail, bijvoorbeeld).
Naar wie moeten de notulen worden gestuurd?
Er zijn twee mogelijkheden: de notulen naar de deelnemers van de vergadering sturen of de notulen naar anderen sturen?
Het komt zelden voor dat mensen aan de slag gaan op basis van de notulen van een vergadering die ze niet hebben bijgewoond.
Ik raad daarom aan om de notulen naar de deelnemers te sturen.
Wat is het ideale tijdsbestek voor verspreiding?
Om de notulen nuttig te laten zijn, moeten ze zeer snel worden verspreid. Als iemand verantwoordelijk is voor het opstellen ervan, moet hij ze onmiddellijk na afloop van de vergadering kunnen verspreiden. Het is niet nodig om de notulen te controleren, want ze zijn al gecontroleerd aan het einde van de vergadering.
Mijn aanbevolen tactiek is om de tekst kort en snel te houden in plaats van lang en traag. Een verslag van een vergadering dat te lang na de vergadering wordt ontvangen, of zelfs een paar uur voor de volgende, is niet interessant of zinvol.
De notulen moeten worden gebruikt om mensen "aan het werk te krijgen", in plaats van "kijk eens hoe goed we hebben gewerkt".