We brengen gemiddeld 40 jaar van ons leven op kantoor door, waarvan we 16 jaar besteden aan vergaderingen!
Het is duidelijk dat deze collectieve werkruimtes comfortabel en goed ontworpen moet zijn ... We geven u een paar tips over hoe u een vergaderzaal het beste kunt inrichten, een plek vol belevenissen en brainstormsessies. :)
1
DE RUIMTE IN DE VERGADERZAAL GOED BEHEREN
Voordat u overgaat tot de aankoop van meubilair, moet u nadenken over de configuratie van de ruimte die u wilt omvormen tot een vergaderzaal. De indeling zal afhangen van verschillende criteria: de totale oppervlakte uiteraard, het maximum aantal personen dat kan worden ontvangen, de grootte van de werkoppervlakken, het benodigde bijbehorende meubilair, enz. Het idee is dat de ruimte groot en ruim genoeg is voor iedereen om zich vrij rond de tafel te bewegen.
Een ander belangrijk punt om van tevoren rekening mee te houden is de persoonlijke levensruimte. Voor serene en dynamische uitwisselingen mag er geen sprake zijn van als sardientjes in een blik te zitten! Een vergaderruimte moet aangenaam zijn en ieders persoonlijke ruimte respecteren. Om dit te bereiken, moet u rekening houden met minstens 60 cm per persoon in luisterhouding, en 60 tot 70 cm per persoon in werksituatie (aantekeningen maken, laptop gebruiken, enz.). Voor het comfort van iedereen wordt ook de installatie van een ventilatiesysteem voor de zomer en een goed verwarmingssysteem voor de winter aanbevolen. Er gaat niets boven verstikkende hitte of bevroren vingers om de neuronen uit te schakelen ...
Het verlichtingssysteem moet ook bijdragen aan concentratie en goed zicht in alle situaties. Gebruik, indien mogelijk, algemene directe verlichting met licht dat het natuurlijke licht benadert.
2
KIEZEN VAN VERGADERMEUBILAIR
VergaderstoelenHet maakt niet uit of het om een discussie-, een presentatie- of een brainstormvergadering gaat. Om ze in de best mogelijke omstandigheden te laten verlopen, is het belangrijk dat uw gasten goed zitten... en dat betekent comfortabel zitten. Voor incidenteel gebruik kan een standaard kwaliteitszetel voldoende zijn. Maar zodra de vergadering langer duurt dan een uur: auw auw auw! Investeer dus liever vanaf het begin in vergaderstoelen met goede stoffering. Want als uw gasten zich beginnen te concentreren op het ongemak van hun zitvlak (dat op zijn beurt snel omslaat in rugpijn), is het bijna zeker dat hun concentratie niet optimaal zal zijn...
VergadertafelDe sleutelfactor! De tafel moet zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn, zodat de deelnemers zich op hun gemak voelen. Uw keuze zal afhangen van uw behoeften en de ruimte die u ter beschikking hebt. Een kleine vierkante, ronde, ovale, modulaire vergadertafel ... Een vergadertafel in hout ... in glas … Er is een ruime keuze aan vormen, maar ook aan materialen … Om de juiste vergadertafel te kiezen, moet u dus rekening houden met verschillende criteria: afmetingen, modulariteit, connectiviteit, status. Neem de tijd om uzelf de juiste vragen te stellen alvorens uw nieuwe kantoormeubilair te bestellen.
OpbergmogelijkhedenEen vergaderzaal moet opgeruimd zijn. Mobiele voorzieningen kunnen onder de vergadertafel geplaatst worden of er kan gebruik gemaakt worden van opbergmeubilair, zoals schuifdeurkasten of wandplanken. Aangezien een bedrijf in de praktijk niet altijd over voldoende ruimte beschikt om het aantal vergaderzalen uit te breiden, kan de oplossing erin bestaan te spelen met modulair meubilair, door voorwerpen te kiezen die gemakkelijk aan de behoeften van het moment kunnen worden aangepast: demonteerbaar, stapelbaar of verrijdbaar meubilair, verlichting met dimmers, enz.
Focus op informele ontmoetings- en vergaderruimten Er bestaat meer in het leven dan alleen vergaderingen!
Er zijn ook informele en geïmproviseerde meetings. :)
Meestal vinden ze plaats in de hoek van een kantoor, in de gang, de trap, de lift, de parkeergarage, de toiletten, voor de koffiemachine*... Noem maar op. Elke gelegenheid is goed wanneer je een collega tegenkomt om bij te praten over de voortgang van een project of aanvraag.
Daarom richten bedrijven steeds vaker kleine vergaderruimtes in binnen open ruimtes om deze uitwisselingen te vergemakkelijken. Er worden ook steeds vaker hoge tafels gebruikt in het bedrijfsmeubellandschap omdat ze korte, geïmproviseerde zit- of stavergaderingen mogelijk maken.
* Volgens de 3e editie van "l'Observatoire de la vie des Français au bureau", uitgevoerd door Kantar TNS voor Bruneau.
3
GESCHIKTE ACCESSOIRES EN WERKINSTRUMENTEN VOORZIEN
Een brainstormsessie, een werkgroepsessie?
Voor uw brainstormsessies bestaan er tegenwoordig innovatieve en erg leuke oplossingen om uw vergaderingen dynamischer te maken: tafelezels, mobiele schrijfmuren, whiteboards, reuze post-it's... en u moet trouwens ook een goede facilitator hebben die iedereen bij de les kan houden! Zorg er ook voor dat u de circulatieruimte optimaliseert, want de deelnemers, die vaak geagiteerd zijn tijdens brainstormsessies, zullen zeker veel bewegen tijdens de vergadering.
Wat het welzijn betreft, kunt u ook een waterkoeler en een koffie- en theezetapparaat voorzien voor informele en gezellige pauzes tijdens vergaderingen.
Een presentatie of een videoconferentie?
Presentaties kunnen slaapverwekkend zijn, maar als de vergaderruimte mooi is, is dat al een goed begin! U kunt een videoprojector aan het plafond of aan een wandpaneel monteren. Er moet dus een plaats zijn voor een scherm. Meestal wordt het scherm aan een uiteinde van de vergadertafel geplaatst, op een ideale afstand van ten minste 1,50 m.
De nadruk moet worden gelegd op de zichtbaarheid van de spreker, goede verlichting en een adequaat geluidssysteem.
Een klein detail (dat eigenlijk geen detail is): voorzie voldoende stopcontacten en netwerktoegang om problemen te voorkomen.
Opgepast, als u deze tips opvolgt, kunt u een flink geval van acute vergaderitis krijgen!
