Vergaderen op afstand: de mogelijkheden
Nieuwe technologieën hebben de manier waarop werknemers vergaderen ingrijpend veranderd. Het is maar een kleine stap van telecommunicatie naar telepresence!
Wanneer moet een vergadering op afstand worden voorgesteld?
Een vergadering op afstand is geschikt als je een specifiek, kort onderwerp (maximaal 45 minuten) moet behandelen waarbij een uitwisseling plaatsvindt op een gedeeld medium. Het kan ook een vriendelijke manier zijn om iemand die ver weg is te feliciteren, of discreet een opfrisser te geven. Meer in het algemeen is telepresence essentieel als je externe medewerkers meer tijd kwijt zijn aan reizen dan aan de vergadering zelf. Telepresence bespaart iedereen tijd, geld en comfort.
Videoconferenties: de meest technische
Videoconferenties worden weergegeven door HD-videostreaming en stellen deelnemers in staat om de presentator voor een medium te zien acteren. Deze gebruiksvriendelijke techniek verbindt tot 100 deelnemers op alle terminals en omvat het archiveren van sessies, annotatietools, enz. Hiervoor zijn echter krachtige hulpmiddelen nodig, zoals een uitgeruste ruimte of het gebruik van een speciale service.
Webconferencing: de meest leergierige
Een moderator stuurt een e-maillink naar de deelnemers, die op het afgesproken tijdstip verbinding maken met de site van een webhost. Ze voeren hun wachtwoord in en nemen deel aan de open sessie. Hier wordt voorrang gegeven aan een gemeenschappelijk scherm. Webconferenties (of webinars) zijn daarom ideaal voor top-down informatie zoals training, MOOC's (online cursussen), berichten van het management, enz. Om de veiligheid en capaciteit te garanderen, is het vaak essentieel om gebruik te maken van een serviceprovider.
Groepsvideogesprekken: de meest interactieve
Videochat is de meest gebruiksvriendelijke en goedkoopste optie (vaak gratis). De deelnemers downloaden een applicatie (Skype, Hangouts, Oovoo, enz.) en een moderator start het groepsgesprek. Iedereen kan zien, luisteren, spreken en documenten uitwisselen: kortom, deelnemen, zelfs vanaf hun mobiel!
Gecombineerd met een samenwerkingstool zoals Google Doc, Murally of Mindmapper, laat het videogesprek je simultaan werken op een online medium. Sommige apps bieden zelfs directe vertaling van uitwisselingen.
De enige nadelen zijn dat de verbinding goed moet zijn, het aantal deelnemers klein (maximaal 10) en de kantoren stil moeten zijn.
Ben je er klaar voor?