3 stappen voor het inrichten van een vergaderruimte

Gemiddeld brengen we 40 jaar van ons leven op kantoor door, waarvan 16 jaar alleen al in vergaderingen! Het is duidelijk dat deze collectieve werkruimte comfortabel en goed doordacht moet zijn... Hier zijn een paar tips over hoe u uw vergaderruimte het beste kunt inrichten, een broeinest van activiteit en brainstorming.

1 - Beheer de ruimte in de vergaderruimte goed

Voordat je meteen begint met het kopen van meubilair, moet je nadenken over de indeling van de ruimte die je wilt veranderen in een vergaderruimte. De indeling zal afhangen van een aantal criteria: de totale oppervlakte, natuurlijk, het maximum aantal mensen dat er moet kunnen vergaderen, de grootte van de werkoppervlakken, het bijkomend meubilair dat nodig is, etc. Het idee is dat de ruimte groot en ruim genoeg is zodat iedereen zich vrij rond de tafel en de omringende muren kan bewegen.

Een ander belangrijk punt om vooraf te overwegen is persoonlijke ruimte. Voor rustige, dynamische discussies is het uit den boze om als sardientjes op elkaar gepropt te zitten! Een vergaderruimte moet aangenaam zijn en ieders ruimte respecteren. Om dit te bereiken, moet je minstens 60 cm voorzien per persoon die zit te luisteren en 60 tot 70 cm per persoon die zit te werken (aantekeningen maken, laptop gebruiken, enz.). Voor ieders comfort raden we ook aan om een ventilatiesysteem te installeren in de zomer en een goed verwarmingssysteem in de winter. Er gaat niets boven verstikkende hitte of bevroren vingers om je hersencellen uit te schakelen...

Het verlichtingssysteem moet ook helpen om concentratie en goed zicht in alle situaties te bevorderen. Kies indien mogelijk voor algemene, directe verlichting met een lichtniveau dat het natuurlijke licht benadert.

2 - Vergadermeubilair kiezen

Vergaderstoelen
Het maakt niet uit of de vergadering bedoeld is om te discussiëren, te presenteren of te brainstormen! Om ervoor te zorgen dat ze in de best mogelijke omstandigheden plaatsvinden, is het belangrijk dat je gasten goed zitten... en dat betekent in de eerste plaats comfortabele stoelen. Voor stoelen die af en toe worden gebruikt, kan standaardkwaliteit volstaan. Maar zodra de vergadering langer duurt dan een uur: au au au au! Investeer dus vanaf het begin in vergaderstoelen met bekleding. Want als je gasten zich focussen op het ongemak van hun billen (wat snel omslaat in rugpijn), is het bijna zeker dat hun concentratie niet optimaal zal zijn...

De vergadertafel
Dit is essentieel! Hij moet zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn zodat de deelnemers zich op hun gemak voelen. Je keuze hangt af van je behoeften en de ruimte die je beschikbaar hebt. Een kleine vergadertafel, vierkant, rond, ovaal, modulair... Een vergadertafel in hout... in glas... Er is een ruime keuze aan vormen en materialen... Om de juiste vergadertafel te kiezen, moet u rekening houden met verschillende criteria: afmetingen, modulariteit, aansluitbaarheid en stahoogte. Neem de tijd om uzelf de juiste vragen te stellen voordat u tot aanschaf overgaat.

Opbergruimte
Een vergaderruimte moet opgeruimd zijn. Verrijdbare kasten kunnen onder de vergadertafel worden geplaatst, of er kunnen opbergelementen zoals schuifdeur kasten of wandrekken worden voorzien.

Aangezien het bedrijf in de praktijk niet altijd over voldoende ruimte beschikt om het aantal vergaderruimten uit te breiden, kan de oplossing zijn om te spelen met de modulariteit van het meubilair door items te kiezen die gemakkelijk kunnen worden aangepast aan de behoeften van het moment: meubilair dat kan worden gedemonteerd, gestapeld, op wieltjes staat, dimbare verlichting, enz.

Focus op informele ontmoetingsruimtes

Er is meer in het leven dan vergaderingen!

Er zijn ook informele, spontane vergaderingen.

Ze vinden meestal plaats in de hoek van een kantoor, in de gang, op de trap, in de lift, in de parkeergarage, op de toiletten, voor het koffiezetapparaat... Noem maar op. Elke gelegenheid is goed om een collega tegen het lijf te lopen om te informeren naar de voortgang van een project of een verzoek.

Daarom creëren bedrijven steeds vaker kleine ontmoetingsruimtes in open ruimtes om deze uitwisselingen te vergemakkelijken. Hoge tafels worden ook steeds gebruikelijker in het professionele meubellandschap, omdat ze kunnen worden gebruikt voor korte, geïmproviseerde zit- of sta-vergaderingen.

3 - Zorg voor de juiste accessoires en werkinstrumenten

Een creativiteitsvergadering, een werkgroepsessie...
Voor uw brainstormsessies zijn er nu enkele innovatieve en zeer coole oplossingen om uw vergaderingen op te fleuren: tafelezels, mobiele schrijfwanden, whiteboards, reuzenpost-its... en natuurlijk een goede facilitator om iedereen scherp te houden! Zorg er ook voor dat je de circulatieruimte optimaliseert, want deelnemers, die vaak geagiteerd zijn tijdens brainstormsessies, zullen bijna zeker in beweging zijn tijdens de vergadering.

Wat welzijn betreft, kun je ook een waterfontein, een koffiezetapparaat en een theepot voorzien voor informele en gezellige pauzes tijdens de vergaderingen.

Een presentatievergadering, een videoconferentie?
De keuze van videoconferentieapparatuur lijkt misschien complex, maar de komst van een aantal alles-in-één oplossingen op de markt herschikt de kaarten en vereenvoudigt de zaken. Deze professionele apparatuur is compact, eenvoudig te installeren en garandeert vloeiende communicatie van hoge kwaliteit, zowel audio als video.

Presentatievergaderingen kunnen soms slaapverwekkend zijn, maar als de vergaderruimte aangenaam is, is dat al een goed begin! Je kunt een videoprojector aan het plafond of aan de muur bevestigen. Je moet een plaats vinden voor een scherm: over het algemeen wordt het aan een uiteinde van de vergadertafel geplaatst op een ideale afstand van minstens 1,50 m ervan.

De nadruk moet worden gelegd op de zichtbaarheid van de spreker, vooral door goede verlichting en een geschikt geluidssysteem. Een klein detail (dat niet onbelangrijk is): het is belangrijk om de ruimte uit te rusten met voldoende stopcontacten en toegang tot het netwerk om teleurstellingen te voorkomen.